تدرك الجمعية اهمية وظيفة العلاقات العامة وتربطها مع باقي الوظائف، وتمارس الهيئة الادارية واللجان والاعضاء والعاملون والمتطوعون وظيفة العلاقات العامة بشكل مستمر.

يقوم المعنيون في الجمعية قبل البدء بالعلاقات العامة بالتعرف على جمعيتهم بشكل دقيق، ويضعون اهدافاً واقعية وقابلة للقياس لحملة العلاقات العامة، ويحددون المستهدفين منها، ويعدون الرسائل الاتصالية الواضحة والمؤثرة، والأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة، ويقيمون أثر حملة العلاقات العامة على الجمعية وعلى الفئات المستهدفة .

يساعد هذا القسم الجمعيات على:

•  التعرف على مفهوم وظيفة العلاقات العامة في الجمعيات

•  التعرف على اهمية دور وظيفة العلاقات العامة في انجاح اعمال الجمعيات

•  التعرف على اجراءات القيام بوظيفة العلاقات العامة

أولاً: معلومات اساسية عن العلاقات العامة

•  مفهوم العلاقات العامة:

العلاقات العامة هي مهارة التواصل مع الافراد والجماعات وتستخدم سواء للتأثير او للتأثر بهم. فالجمعيات تستخدم العلاقات العامة لتأثر على الافراد والمجتمع من خلال تعريفهم بأهدافها والفئات الذين تخدمهم والخدمات التي تقدمها من اجل كسب تعاطفهم وتأييدهم. وفي نفس الوقت، تستخدم الجمعيات العلاقات العامة لتقَيم توجهات الافراد والمجتمع والتعرف عليها ومن ثم تصمم رسائل اتصالية تستجيب لهذه التوجهات وتزويدها بهم.

والجمعية التي تمارس وظيفة العلاقات العامة بفعالية، هي الجمعية التي تنظر الى هذه الوظيفة باتجاهين، فهي لا تهدف منها فقط الى التأثير على المجتمع، بل ايضاً التأثر بالمجتمع والتواصل معه بما يهمه ويحتاجه.

•  دور العلاقات العامة في الجمعيات:

تساهم وظيفة العلاقات العامة بدعم الوظائف الاخرى التي تباشرها الجمعية، بل لها الأثر الكبير في انجاح هذه الوظائف:

•  تطوير العضوية: فالعلاقات العامة تسمح للجمعية التواصل مع اعضائها وبالتالي الاحتفاظ بهم، ومن جهة اخرى، تساعد العلاقات العامة الجمعية على الوصول الى اعضاء جدد وجذبهم.

•  تطوير الموارد المالية: فالجمعية المعروفة للافراد والمجتمع بسبب تواصلها معهم سيكون اسهل عليها طلب الدعم المالي منهم، بالاضافة الى تعرف الافراد والمجتمع على القضايا التي تتناولها الجمعية من خلال العلاقات العامة يكَون لديهم تعاطفاً معها خاصة اذا كانت هذه القضايا تهمهم وبالتالي لن يترددوا في تقديم الدعم المالي.

•  التوعية: فالعلاقات العامة تساعد الجمعية على توعية الافراد والمجتمع حول قضايا معينة.

•  كسب التأييد: العلاقات العامة من انجح الوسائل التي يمكن ان تستخدمها الجمعية لكسب تأييد ومؤازرة الافراد والمجتمع.

•  تحسين صورة الجمعية: لن يتمكن الافراد والمجتمع من تكوين الصورة الإيجابية حول جمعية ما دون تواصلها معهم من خلال العلاقات العامة. ومن الملاحظ ان كافة الادوار

السابقة التي تؤديها وظيفة العلاقات العامة تؤدي في النهاية الى "استقرار" و"استمرارية" الجمعية، وستلمس الجمعية دور العلاقات العامة في تحقيق استقرارها استمراريتها على المدى البعيد.

•  من المعني بوظيفة العلاقات العامة في الجمعيات ؟

يمكن القول ان العلاقات العامة وظيفة الجميع، فهي متصلة بمختلف الوظائف ولها تأثير حيوي ومباشر عليها. ولكن نظراً لأنها وظيفة دقيقة فلا بد من مباشرة الجهات التالية لها بشكل اساسي:

•  الهيئة الادارية: فمن مهام اعضاء الهيئة الادارية القيام بالعلاقات العامة بإسم الجمعية والتواصل مع بيئة العمل، وهم الأقدر على ايصال الصورة العامة والايجابية عن الجمعية.

•  اللجان: وبالتحديد لجنة العلاقات العامة، فهي المسؤولة عن التخطيط لهذه الوظيفة، وتصميم ادوات العلاقات العامة، وإعداد الرسائل الاتصالية التي تريد الجمعية ايصالها للافراد والمجتمع.

•  العاملون والمتطوعون: فهم الأكثر اتصالاً مع الافراد من المستهدفين والمجتمع.

•  االاعضاء: فهم القناة الاولى لجذب اعضاء جدد للجمعية، وهم الأكثر تحمساً لأهداف الجمعية والاقدر على تعميمها على معارفهم وايصالها لهم.

خلاصة: تدرك الجمعية اهمية وظيفة العلاقات العامة وترابطها مع باقي الوظائف، وتمارس الهيئة الادارية واللجان والاعضاء والعاملون والمتطوعون وظيفة العلاقات العامة بشكل مستمر.

ثانياً: خطوات القيام بالعلاقات العامة

تجدر الاشارة الى ان الخطوات التالية يجب ان يتم اتباعها عندما تسعى الجمعية الى وضع خطة علاقات عامة شاملة لمختلف اهتمامات الجمعية، ويمكن تطبيق بعض هذه الخطوات في صورة وضع خطة علاقات عامة لنشاط او حدث معين للجمعية.

•  تعرَف على جمعيتك:

لا بد ان تتعرف على جمعيتك، هي هي تعمل في مجال محلي ام وطني؟ هل هي متخصصة المجال والاهتمام ام عامة؟ ما هي رؤيتها ورسالتها واهدافها؟ من تخدم وكيف تخدمهم؟ ماذا انجزت حتى الآن وماذا تريد ان تحقق؟ ما حجم العضوية في الجمعية؟... فكلما تعرَفت على الجمعية كلما تمكنت من تقديم صورة واضحة مفيدة من خلال العلاقات العامة.

حدد كذلك العناصر التي ستساعدك في التعريف بهوية جمعيتك مثل الشعار الرسمي للجمعية، والشعارات التي تتساوى بها الجمعية...الخ فكلها ادوات تساعدك في توضيح وايصال صورة الجمعية للمجتمع.

•  حدد اهدافك من القيام بالعلاقات العامة:

قد تتركز العلاقات العامة على تحقيق هدف واحدأ او اكثر من هدف، والمهم هو ان تقوم الجمعية بتحديد الاهداف التي تسعى الى تحقيقها من خلال العلاقات العامة وان تضع المؤشرات لقياس مدى نجاحها في تحقيق هذه الاهداف.

ومن الاهداف الممكن تحقيقها من خلال العلاقات العامة:

•  تطوير العضوية من خلال الاحتفاظ بالاعضاء الحاليين وجذب اعضاء جدد

•  للمساعدة في جمع التبرعات

•  توعية المجتمع بالتجمعية وخدماتها ونشاطاتها

•  زيادة عدد المنتفعين من خدمات الجمعية

•  كسب التأييد في موضوع محدد

•  تحسين صورة وسمعة الجمعية في المجتمع

•  حدد الفئات المستهدفة من العلاقات العامة:

إن تحديد الاهداف يساعد بشكل كبير توجيه الجمعية نحو الفئات المستهدفة المناسبة للعلاقات العامة، فمثلاً إن كانت تهدف الجمعية الى زيادة نسبة الاحتفاظ بالاعضاء فإن فئتها المستهدفة هي الاعضاء الحاليين. ويمكن للجمعية ان توسع من اعداد المستهدفين من العلاقات العامة من خلال وضعها لقوائم لهم تبين من هم المستهدفون الرئيسيون ومن هم المستهدفون الثانويون. وعادة ما يكون المستهدفون

الرئيسيون هم المعنيون بأهداف وموضوع العلاقات العامة، اما الثانويون فهم الذين من الممكن ان يقدموا الدعم والمساعدة لأهداف العلاقات العامة.

•  حدد الرسائل التي تريد ايصالها:

وتقوم هنا الجمعية بإعداد الرسائل الاتصالية التي تتناسب مع طبيعة كل فئة مستهدفة. وتتكون هذه الرسائل من عبارات، جمل، صور، موسيقى، رسومات...الخ توصل من خلالها الجمعية الافكار التي تريد ايصالها للفئات المستهدفة.

•  حدد الادوات التي ستستخدمها لايصال الرسالة:

وهنا تجتهد الجمعية في تحديد الادوات الاكثر تأثيراً على الفئات المستهدفة وتقوم بتصميمها، وهي خطوة مهمة حيث قد تهدر الجمعية جهدها ووقتها ومالها اذا لم تقوم بإختيار الاداة التي تتناسب مع الفئات المستهدفة.

ويمكن تصنيف الأدوات الاتصالية على النحو التالي:

•  شفهية: مثل المقابلات، العلاقات الشخصية، الهاتف، المحاضرات...

•  ورقية: ومنها ما هو داخلي مثل التقارير، النشرات، المطويات، النماذج...، ومنها ما هو خارجي مثل الصحف والمجلات...

•  مرئية ومسموعة: مثل التلفاز والمذياع

•  رقمية: مثل رسائل الانترنت، النشرات الالكترونية، مواقع الانترنت.

ومن المفضل ان تستخدم الجمعية مختلف هذه الادوات، فكل اداة منها لها تأثيرها على الفئات المستهدفة، ولكن عليها ان تحسن الاختيار في ذلك.

•  وضع خطة اتصال:

يتم ترجمة وظيفة العلاقات العامة من خلال إعداد خطة اتصال، وتضم خطة الاتصال العناوين التالية:

•  الفئات المستهدفة

•  لماذا تستهدف هذه الفئة؟

•  ما هي رسالتك لهذه الفئة؟

•  كيف ستصل الى هذه الفئة؟ ما هي ادواتك؟

•  متى وأين ستصل الى هذه الفئة؟

•  التكلفة التقديرية

•  المسؤول عن الاتصال

•  ملاحظات

•  متابعة وتقييم العلاقات العامة:

من المهم جداً ان تتابع الجمعية وتقَيم تقاعل الفئات المستهدفة مع رسائلها الاتصالية ومدى تأثيرها عليهم وهل حققت الجمعية اهدافها من العلاقات العامة، فقد تنفق الجمعية اموالاً وتبذل جهداً في العلاقات العامة ولكنها لن تكون مجدية إن لم تتبعها الجمعية بتقييم اهداف وآثار العلاقات العامة.

خلاصة: يقوم المعنيين في الجمعية قبل البدء بالعلاقات العامة بالتعرف على جمعيتهم بشكل دقيق، ويضعون اهدافاً واقعية وقابلة للقياس لحملة العلاقات العامة، ويحددون المستهدفين منها، ويعدون الرسائل الاتصالية الواضحة والمؤثرة، والأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة، ويقيمون أثر حملة العلاقات العامة على الجمعية وعلى الفئات المستهدفة.

نصائح وتوجيهات

•  حدد الفوائد التي ستحققها العلاقات العامة على الجمعية ووظائفها الاخرى

•  شجع هياكل الجمعية وكافة افرادها على القيام بوظيفة العلاقات العامة كل حسب دوره واهتماماته

•  تعرَف على جمعيتك وتخيل نفسك تشرح عنها لأحد ما

•  تأكد من وجود اهداف واقعية وقابلة للتطبيق للعلاقات العامة

•  حدد الفئات التي تستهدفها في العلاقات العامة، صنفهم ضمن فئات رئيسية وثانوية

•  قم بإعداد الرسائل التي تريد ايصالها الى الفئات المستهدفة، اجعلها مختصرة وواضحة ومؤثرة، قيَم الرسائل الاتصالية واختبرها قبل ايصالها الى الفئات المستهدفة

•  قم بتحديد الأدوات التي تتناسب مع طبيعة الفئات المستهدفة والتي تؤثر بشكل جيد عليهم وقم بتصميمها بشكل بسيط وغير مكلف

•  ضع خطة اتصال مفصلة للعلاقات العامة

•  قيَم أثر العلاقات العامة على الفئات المستهدفة، وهل حققت الجمعية الاهداف المرجوة من العلاقات العامة ام لا.